每日 AI 攻略工作已验证 2026年7月30日

创建一个AI助手,读取任务邮件并在5分钟内起草回复

现成提示词 + ChatGPT:粘贴收到的邮件 - 获得结构化回复,可直接复制到邮箱

  1. 1.打开 chatgpt.com 并登录账号。如果没有账号 - 免费注册即可(只需邮箱)。本教程使用免费版本即可。

    不要将包含密码、保密协议数据或客户个人信息的邮件粘贴到ChatGPT中 - 请先删除敏感内容。

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  2. 2.点击左上角的「New chat」。确保选择了 GPT-4o 模型 - 免费版本也可使用,但有消息数量限制。

    如果看到「You've reached your GPT-4o limit」 - 切换到 GPT-4o mini,提示词同样有效。

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  3. 3.将以下提示词完整复制并粘贴到聊天框中。暂不要发送 - 下一步再添加邮件内容。

    根据需要替换方括号中的内容:回复语言、语气、长度限制。

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    提示词
    你是我的邮件回复助手。我会粘贴一封来自同事或客户的工作邮件。
    
    你的任务:
    1. 阅读邮件并识别:核心请求、截止日期,以及发件人对我的期望。
    2. 判断我需要采取什么行动。
    3. 用[中文]起草专业回复,要求:
       - 清楚地确认收到请求
       - 确认我将做什么以及何时完成(或询问缺失的信息)
       - 控制在[150]字以内
       - 使用[友好且专业]的语气
    
    输出格式:
    - **摘要:**[1句话 - 任务要点]
    - **截止日期:**[如已注明,否则填「未指定」]
    - **我需要做什么:**[1 - 2点]
    - **回复草稿:**[完整的中文邮件正文,不含邮件主题]
    
    收到的邮件如下:
    ---
    [在此粘贴邮件内容]
    这个提示词的作用这个提示词赋予ChatGPT「邮件回复助手」的角色。将[中文]替换为所需回复语言,[150]替换为期望的字数限制,[友好且专业]替换为所需语气(例如「正式」或「随意」)。在[在此粘贴邮件内容]处粘贴收到的邮件内容 - 这在下一步完成。
  4. 4.在邮件客户端(Gmail、Outlook等)中打开任务邮件。选中邮件文本,复制(Ctrl+C / Cmd+C)。回到ChatGPT,将[在此粘贴邮件内容]替换为复制的邮件文本,然后点击发送按钮(箭头)。

    只复制邮件正文。可以在第一行包含发件人姓名 - 这有助于AI更准确地判断语气。

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  5. 5.ChatGPT会返回结构化的回复:任务摘要、截止日期、需要做什么,以及写好的邮件草稿。从「回复草稿」部分复制文本,粘贴到邮件客户端的新邮件中,检查后发送。

    如果对草稿不满意 - 在ChatGPT中输入:「让回复更短/更正式/加一句关于电话沟通的话」。AI会在几秒内修改完成。

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  6. 6.无需每次都粘贴提示词:点击「Explore GPTs」->「Create」(免费版本可用)。将第3步的提示词粘贴到Instructions字段中,给GPT命名(例如「Email Agent」),然后保存。之后可以从左侧菜单一键使用该助手。

    即使在免费版本中也可以创建自定义GPT。如果该选项不可用 - 将提示词保存在备忘录中,手动粘贴即可。

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